Aanmaken en delen van documenten

Globaal genomen zijn er twee manieren om documenten te gaan delen, dit kun je doen door een gedeelde drive op te zetten. Of door ze rechtstreeks te gaan delen met personen.

Documenten rechtstreeks delen met personen:

• Klik rechts (rechtermuisknop) op de map of het document en druk op delen met. Daarna kunt u de groep of het mailadres ingeven van de personen waarbij je ook kunt aangeven welke toegang ze juist krijgen. 

Beperkt: Wil zeggen dat enkel mensen met dit mailadres dat document of die map kunnen openen. 

Organisatie: wil zeggen dat iedereen binnen je organisatie (lees, met dezelfde domeinnaam) de map of het document zou moeten kunnen openen. 

Iedereen met link: wil zeggen dat iedereen met een bepaalde link, die je onderaan kunt kopiëren, de map of het document kan zien. Ook mensen buiten je organisatie. Dit wil ook wel zeggen dat het moeilijker is te controleren wie dit allemaal zal kunnen zien. 

Bij een document  ziet het veld er nog net iets anders uit, want daar kun je ook aangeven of ze het document enkel kunnen zien. Dit is dan kijker. Of ze het document mogen bewerken, dan kun je samen het document opbouwen. Dan is dit bewerker. Als ze enkel mogen reageren en opmerkingen geven op het document, dit wil zeggen dat ze reageerder zijn. 

Andere mensen kunnen de met hen gedeelde drives terugvinden in de linker kolom.

Opmerkingen:

Wanneer je documenten deelt, is het mogelijk dat er gereageerd wordt op je document. Dit kan door middel van opmerkingen en door middel van suggesties:

Een opmerking kan je toevoegen, door een document te openen. Een stukje tekst te selecteren en op de knop rechts boven met het pennetje te drukken, dan krijg je de vraag of je een opmerking wenst toe te voegen of een suggestie. 

Wanneer je op opmerkingen drukt, wordt hier een opmerking aan toegevoegd. Dit wordt ook aangegeven in de tekst. De bedoeling is hier meer om raad te geven. Je kunt hier met een @teken ook mensen toevoegen aan het bestand, om bijvoorbeeld nog aanpassingen te doen.

Je kunt ook suggesties toevoegen, dit wil zeggen dat je graag wijzigingen wil doorvoeren, zonder ze echt in de tekst te doen. Nadien kunnen ze zeer gemakkelijk geïmplementeerd worden in de tekst. 

Gedeelde drive

Wanneer je niet werkt met enkele documenten, maar op grote schaal samenwerkt kun je gebruik maken van Gedeelde Drives in plaats van het los delen van documenten of mappen.

Naast het feit dat het veel sneller is dan afzonderlijke bestanden delen heeft een Gedeelde Drive nog een aantal andere belangrijke voordelen:

• De bestanden zijn niet van één persoon

Indien jij een Drive bestand deelt is het jouw bestand. Wanneer jouw account wordt opgeheven zijn deze documenten ook weg, tenzij eerst het eigenaarschap is overgedragen aan iemand anders. Dit is bij een Gedeelde Drive niet het geval. Zelfs als er niemand meer deelneemt aan een Gedeelde Drive blijven de bestanden bestaan en kunnen er via beheer nieuwe mensen aan worden toegevoegd.

• Je kunt in één keer rechten aanpassen voor de Gedeelde Drive

Wanneer jij de eigenaar bent van een Gedeelde Drive kun je de rechten ervan aanpassen. Stel bijvoorbeeld in dat leden deze bestanden enkel mogen lezen of niet mogen verwijderen.

Hoe maak je een gedeelde drive aan?

Ga naar Google Drive en klik aan de linkerkant op Gedeelde Drives

Indien je dit niet zou zien staan, wat helemaal mogelijk is, dan vraag je je beheerder om dit in te schakelen.

Indien je al toegevoegd bent aan een gedeelde drive, kan je daar al die drives bekijken 

Zoniet, kun je zelf een gedeelde drive aanmaken door op nieuw te klikken, je gedeelde drive een naam te geven en op maken te klikken. Dan komt deze onder de gedeelde drives te staan links in het menu. 

Als je op de naam van de gedeelde drive klikt,  heb je hier enkele mogelijkheden.

Je kunt leden gaan toevoegen, mensen rollen gaan geven, of ze enkel mogen kijken of ook gaan bewerken, of ze de inhoud mee kunnen gaan beheren, … . Als je leden hebt toegevoegd kun je deze ook gaan beheren en ze eventueel ook andere rollen geven. 

Je kunt ook het thema aanpassen, de naam wijzigen of iedereen in die gedeelde drive gaan mailen.